事務BPO事例：コンプライアンスの要となる施工体制台帳業務BPOで負担軽減と品質向上を実現​

これまで大林組様では、リーディングカンパニーとしての責任と、コンプライアンスを最優先とする企業姿勢から、建設業法で求められる「適正な施工体制の確保」という本質に向き合ってきました。施工体制台帳の整備についても、1995年6月の改正建設業法施行による作成義務化以降、一貫して取り組み続けてきました。現場運営を支える重要な業務である一方、その運用には多くの工数が必要だったといいます。​

​「当初は現場で書類をチェックしていましたが、現場の負荷軽減のため、大阪本店側で支援してほしいという要望があり、社員と派遣スタッフでチームを作り対応していました。最盛期には、6名体制で100を超える現場を管理していました。大規模な工事になればなるほど業務量が膨大になり、工事件数の変動による業務量の増減や、人員の入れ替わりに伴う採用・教育負荷など、多くの問題を抱えていました」（雪本様）​

協力会社の皆様には、期日までに必要な情報を、労務・安全衛生管理に関するシステムに入力していただく必要があります。しかし、協力会社の皆様は工事対応で多忙なため、入力依頼や不備箇所の確認・修正依頼には多くの時間と労力を要していました。特に工期が限られる中で、期限内に是正を完了させるためのフォローや調整は容易ではなく、大阪本店側の担当者にも大きな負担がかかっていたそうです。​

「業務の特性上、派遣スタッフの長期的な安定就業にも課題がありました。その都度新たな人材の確保や教育が必要となり、指導する職員の業務負担や残業にもつながっていました。また、現場数の増減や規模の大小によって業務量には波があり、最適人数の配置という点で難しさがありました。さらに、コロナ以前は多少厳しい反応をされても、対面でフォローしあいながら気持ちの切り替えをして業務を進めることができましたが、コロナ禍で在宅ワークが増えるとそうもいきません。そうした状況の打開策として、BPOが一つの選択肢として出てきたのです」（一色様）

こうした状況に加え、コロナ禍を機に大林組様の他部門でもBPO活用の検討が進んでいたことも後押しとなり、施工体制台帳業務の外部委託を本格的に検討。そして、委託先として選ばれたのがビーウィズでした。

「これまで内製で整備業務を対応していたときに、スタッフの方の派遣などでお世話になっていたのがパソナでした。ビーウィズはパソナグループの企業ということもあり、選定にあたって安心感がありましたし、ビーウィズの業務実績や対応の仕方も信頼がもてました」（一色様）

こうした継続的な改善の積み重ねにより、施工体制台帳における不備率は着実に低下。業務品質の向上という成果が、具体的な形で表れています。​

「対象となる現場数や規模が変動するため、単純な数値で効果を比較するのは難しい面もありますが、全体としては不備率が確実に低下しています。大阪本店は協力会社の数が多く、対応の難しさもある中で、本社からは『大阪本店の不備解消率は常にトップ』と評価されています。費用対効果について問われる場面でも、『これだけ成果が出ている』と説明できる状態になっています」（雪本様）​

成果は数値だけにとどまりません。業務の役割分担が見直されたことで、大阪本店や現場の社員の働き方にも大きな変化が生まれています。不備対応に費やしていた時間を削減できたことで、本来取り組むべき業務へ時間を振り向けられるようになりました。​

「現場事務所の社員からは、『他の業務に集中できるようになった』という声を何度も聞いています。これまでは不備対応に時間を取られていた部分が、確実に軽減されています。大阪本店だけでなく現場側の負担軽減にもつながっている点は、大きな効果だと感じています」（三谷様）​

また、大阪本店部門においても、業務に余力が生まれたことで新たな価値創出につながっています。従来は日々の対応に追われがちだった状況から、「現場支援の質を高める」ための取り組みや、本来注力すべき業務へ時間を割くことが可能になりました。結果として、若手社員が業務全体を理解しながら成長できる環境づくりにもつながっています。​

「ビーウィズに業務の一部を担っていただいていることで、入社して間もない中でも、その先のフローや全体像にしっかり向き合えています。本来経験すべき業務や知識の習得に集中しながら仕事を進められる環境が整っていることは、大きな価値だと感じています」（大島様）​
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