個人／小規模事業者であっても、クラウドPBXを利用することは可能です。さまざまな恩恵を享受できるので、オフィスなどで複数の電話機を使用している(使用する予定がある)事業者は、クラウドPBXの導入を検討してはいかがでしょうか。

なお、サービスを選ぶ際には、コストやセキュリティ体制、最低契約台数などをチェックしましょう。本記事では、クラウドPBXについて気になっている個人事業主や小規模企業の経営者に向けて、導入すべき理由や、選ぶ際のポイントを詳しく解説します。そのうえで、おすすめのクラウドPBXもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

「起業直後は携帯電話のみで(あるいは、1つの固定電話のみで)連絡を取っていた」という個人事業主や小規模企業の経営者がいらっしゃるかもしれません。しかし、事業が軌道に乗ってくると、「固定電話を設置したい」とお考えになるケースが多いのではないでしょうか。

なお、複数の電話機を設置するのであれば、さまざまなメリットを享受できる「クラウドPBX」(クラウドサーバーにアクセスして、電話交換機の機能を利用するサービス)の導入をご検討ください。

個人事業者や小規模企業の経営者のなかには、クラウドPBXに対して「数十人～数百人規模のオフィスやコールセンターで使われているサービス」というイメージをお持ちの方がいらっしゃるかもしれませんが、業者によっては「個人／小規模事業者」であっても契約することが可能です。

ただし、サービスによっては「最低契約台数」などの条件が定められている場合があるのでご注意ください。例えば、従業員が10名しかいないのに最低契約台数が「20」となっているサービスを契約すると、コストが無駄になりかねないので、あらかじめ各業者の公式サイトなどで確認しましょう。

個人事業主や小規模事業者がクラウドPBXを導入するべき主な理由は、「物理的な装置を設置する必要がない」「移動中や出張先でも会社の電話番号を使える」「便利な機能を利用できる」の3つです。以下、それぞれについて詳しく説明します。

物理的な装置を設置する必要がない

クラウドPBXでは、オンプレミス型PBXとは異なり、大掛かりな工事を行って「物理的な装置」を構内に設置する必要がありません。インターネットに接続できる環境と、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などのデジタル機器があれば利用することが可能です。

そのため、シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなど、「入居者・利用者が自由に設置工事を実施できない場所」で業務を行っている個人事業主や小規模事業者、スタートアップ企業にはクラウドPBXが適しています。

移動中や出張先でも会社の電話番号を使える

個人事業主や小規模企業の経営者は常にオフィスにいるのではなく、さまざまな事情(「日々の営業活動」「商談会・イベントへの参加」「資金調達」など)で、出張する機会や外回りをしている時間が多いのではないでしょうか。そのため、「いつも携帯電話から取引先などに電話をかけている」「オフィスに固定電話を設置していても、使う機会があまりない」とお悩みかもしれません。

また、取引先と商談を行っている際にオフィスの固定電話に電話がかかってきて、それがスマートフォンに転送されても、すぐに出ることができず、商談終了後に携帯電話からかけなおすケースもあるでしょう。しかし、見たことがない番号を警戒されて、出てもらえない可能性があります。

クラウドPBXなら、専用の電話機が不要であり、スマートフォンやタブレット端末があれば、いつでもどこでも利用できます。移動中や出張先などでも、会社の固定電話番号での受発信を行うことが可能です。

なお、個人事業主や小規模事業者のなかには、営業から経理、商品・サービスの企画・開発など、あらゆることを1人または少数の人員でこなしていて、専任の「電話担当者」を雇用する余裕がないケースもあるでしょう。

クラウドPBXによって「オフィスにいないタイミングでも、常時、会社の電話番号で顧客や取引先と電話ができる体制」を構築すれば、専任の電話担当者がいなくても、顧客満足度が向上します。ビジネスチャンスを逃さずに済み、新しい案件の受注に繋がる可能性があるので、ぜひ導入をご検討ください。

便利な機能を利用できる

クラウドPBXを導入すると、以下に示すような便利な機能も利用できます。

• 音声認識システム
• CTI連携
• FAQ機能

音声認識システムによって通話内容がリアルタイムでテキスト化されると、メモを取る必要がなくなり、「聞き漏らし」も防止できます。加えて、テキスト化されることで、膨大な「顧客の生の声」を分析しやすくなるので、商品・サービスの開発・改善に役立ちます。

また、CRM(顧客関係管理)システムとCTI連携することで、顧客の氏名・住所・性別などの情報、過去の問い合わせ履歴などを一目で把握できることも、クラウドPBXの魅力です。なお、CTI(Computer Telephony Integration)とは、「音声電話システムとコンピュータシステムの統合」を意味します。

そのほか、音声認識技術によって応対中の通話内容を分析し、必要なFAQの候補を予測して自動表示する機能も、クラウドPBXの魅力です。サービスによっては、商品情報、店舗住所、キャンペーン内容、クロスセル商品といった関連情報を一覧表示してくれる機能が搭載されている場合もあります。オペレーターのレスポンスが向上し、顧客満足度が高まるので、ぜひご活用ください。

個人事業主や小規模企業の場合、大企業に比べて資金面で余裕がないケースもあるでしょう。クラウドPBXを選ぶ際には、初期費用やランニングコストがどのくらいかかるのかをご確認ください。大切なのは、相見積もりを取って比較することです。

なお、クラウドPBXによっては、さまざまな「オプション機能」が提供されている場合があります。オプション機能は便利ですが、全てセットすると費用が跳ね上がってしまうので、「自社にとって真に必要な機能」に絞り込みましょう。

クラウドPBXでは、オンプレミス型PBXと異なり、業者にセキュリティ面を任せることになるため、セキュリティ体制をチェックすることも欠かせません。どのベンダーでも同じセキュリティ対策が講じられているわけではなく、業者ごとに水準が異なることにご留意ください。

万が一、情報流出などが発生した場合、顧客や取引先から損害賠償請求を受ける可能性があります。特に「リモートワーク」の実施を検討しているのであれば、VPN接続によって安全が確保されているものを選ぶべきです。

VPN接続とは、インターネット上に仮想の専用線を設定することで、特定の人のみが利用できるようにした接続方法であり、安全にデータのやり取りを行えます。

大企業の場合、オンプレミス型PBXを導入し、自社のシステム部門にセキュリティ面の対応を任せることも可能ですが、個人事業主や小規模企業の場合、そのような対策を講じられないケースもあるでしょう。クラウドPBXなら、業者にセキュリティ面を一任できるので、社内にIT人材がいない場合は、オンプレミス型PBXよりもリスクを低減しやすくなります。

そのほか、「最低契約台数(最低ライセンス数)」や「1ライセンスあたりの料金」「何ヶ月単位でライセンス数の増減が可能なのか」についても確認しましょう。「1ヶ月単位」など、短期間でライセンス数を増減できるクラウドPBXなら、業務の繁閑に合わせて機動的にコストを調整できます。

おすすめのクラウドPBXは、ビーウィズの「オムニアリンク(Omnia LINK)」です。

「オムニアリンク」を導入すれば、VPN接続により、在宅でコールセンター業務を遂行する体制を安全かつ迅速に構築できます。個人／小規模事業者の場合、外部に委託せず、自社で問い合わせの電話に対応しているケースも多いでしょう。在宅での電話応対業務を可能にすれば、人材を確保しやすくなり、離職率の低下に繋がります。

また、優れた音声認識システムが搭載されており、リアルタイムで通話内容がテキスト化されることも魅力です。さらに、通話内容に適した情報をリアルタイムで自動的に表示する「AI-FAQ機能」も搭載されています。応対品質・生産性の向上にお役立てください。

ちなみに、セールスフォース・ドットコム社の「Salesforce」、サイボウズ社の「kintone」、Zendesk社の「zendesk」、東芝デジタルソリューションズ社の「T-SQUAREｘ」、バーチャレクス・コンサルティング社の「inspirX」といった外部CRMシステムとの連携実績があります。

専用のCRMツール(標準のシンプルCRM「アレンジデスク」、および、オプションのインバウンド向けCRM「ボウライン」)も用意しているので、「特に利用しているCRMツールがない」という場合は、活用してはいかがでしょうか。

なお、10席以上での利用を推奨しておりますが、ライセンス数に制限はありません。数席から400席の大規模センターまで、さまざまな規模の施設における利用実績があるので、個人／小規模事業者の場合も、ぜひ契約をご検討ください。最低利用期間は「サービス提供日から12ヶ月」となり、ライセンス数は1ヶ月ごと追加・削減が可能です。

初期費用は300,000円～、基本料金は100,000円～、1席あたりのOmnia LINK使用料は9,000円となっています。各種オプションを利用する場合は、別途、オプション料金が発生することにご留意ください。詳細については、公式サイトからダウンロードできる各種資料(「価格表」など)に記載されています。

個人／小規模事業者の場合、「社内にITや電話システムに詳しい人材がいないので、「スムーズに導入できるのか不安」というケースもあるでしょう。「オムニアリンク」の場合、導入時にトレーニングを実施することも可能なので、お気軽にご相談ください。

「オムニアリンク」ではユーザーマニュアルを用意していますが、「読んでも理解できない」という状況に陥ることもあるでしょう。そのような場合であっても、月曜日～金曜日の午前10時から午後5時まで営業している(当社指定休日を除く)ヘルプデスクを提供しているので安心です。

サポート時間外については基本的にメールでの対応となりますが、トラブル・障害受付は24時間365日稼働しています。

デモをご覧いただくことも可能なので、まずは電話(0120-722-782、受付時間：平日9時30分～18時30分)や問い合わせフォームにて営業担当までご相談ください。