電子契約のメリットや注意点とは？
電子契約システムの選び方もご紹介！

電子契約とは、紙の書面(契約書)を対面または郵送で交付するのではなく、電子署名を施した電子的なデータ(ファイル)を交付することによって契約を締結する方法です。近年、さまざまな業者が電子契約を実現するためのシステム(電子契約システム)を提供しています。

ところで、「インターネット経由でファイルを交付するだけで、直筆での署名や押印がないまま契約をしても大丈夫なのだろうか」と不安・疑問を感じる方がいるかもしれません。しかし、「電子署名法(電子署名および認証業務に関する法律)」の要件を満たす電子署名によって真正性が確保できていれば、基本的に紙の契約書と同等の証拠力が発生するのでご安心ください。
ちなみに、電子署名法においては、電子署名は「電子文書ファイルに付加された署名データで、作成者が表示され、改竄の有無を確認できるもの」と定義されています。

「電子署名」および「契約を締結した時刻を記録する仕組み」の重要性

実は、「口約束」で契約を成立させることが可能な場合もあることをご存知でしょうか。
民法522条において「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない」と定められているため、一般的に契約の成立には「書面(契約書)の作成」が必要とされていません。
ただし、後述するように、契約の種類によっては口約束では契約が成立せず、契約書の作成が義務付けられている場合もあるのでご注意ください。

なお、実務上は、法律で契約書作成が義務付けられていないケースであっても、後日訴訟などに発展する可能性を考慮して、「書面(契約書)の作成」および「署名や日付欄への記入」によって契約の意思を確認し、証拠として残しておくのが当然のことになっています。

ところで、紙の契約書の場合は、「署名」と「日付欄」への記入によって当事者の意思や契約締結日が証明されますが、電子契約の場合は、どのような要素で証明されるのでしょうか。
ここで重要になるのが、上述した電子署名法の第3条の「本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」という規定です。

電子契約の場合は、「当事者の意思」や「契約締結日時」を証明するために、「電子署名」を行ったうえで、「システム操作ログ」「動画録画」などを保存し、契約を締結したタイミングの証跡を残しておく必要があります。電子契約を締結するのであれば、「電子契約システム」を導入して、「いつ作成されたのか」や「それ以降、内容が改竄されていないこと」を明確にしましょう。

コスト削減につながる（収入印紙が不要に）

書面による契約から電子契約に移行すれば、インク代や用紙代、郵送代を削減できます。また、少人数で事務を遂行することが可能になり、人件費削減につながることもメリットといえるでしょう。
なお、印紙税法で定められた課税文書となる場合は「収入印紙」を貼付しなければなりませんが、電子契約なら収入印紙の貼付が不要です。
オンラインで契約する際に、インターネットの通信料金はかかります。ただし、既存の業務において、従量料金制でなく固定料金制のサービスを利用しているのであれば、新たな費用は発生しません。

業務が効率化される

書面契約の場合、「ファイルに綴じる」「キャビネットに収納する」「保管場所を探し、取り出す」など、管理に時間・労力がかかります。収納する場所を間違ってしまうと、探し出す際に苦労するかもしれません。
電子契約の場合、電子的に保存されるため、システム上で一元管理することが可能で、業務が効率化されます。パソコンの画面上で一覧表示できるので、契約更新・解約の抜け漏れ防止にも役立つでしょう。

紛失・汚損を防止できる

紙媒体を保管していると、何らかの理由で紛失したり、汚損したりするリスクがあります。丁寧に取り扱っているつもりでも、人間である以上、ミスをゼロにすることは困難です。また、自然災害が発生して、契約書が行方不明になるケースもあるでしょう。
クラウドサーバー上でデータを管理する電子契約システムを導入し、電子契約を締結する体制に移行すれば、契約書が盗難されたり、火災などによって紛失・汚損したりすることを防止できます。日本では定期的に巨大地震が発生するため、万が一の事態(建物の倒壊や火災、津波など)に備えるために、電子契約に移行してはいかがでしょうか。

コンプライアンスの強化

紙の契約書の場合、業務と無関係に、興味本位で閲覧する従業員がいるかもしれません。単に閲覧するだけではなく、コピーしたり、スマートフォンのカメラなどで書面を撮影したりして、外部に流出させる可能性もあります。このような行為に手を染めた従業員は、当然、民事・刑事の両面で責任を追及されることになりますが、会社も管理責任を問われる場合があるのでご注意ください。
電子契約システムなら、契約内容に応じて閲覧権限を付与するアカウントを選択することが可能であり、内容の改竄や流出の防止に役立ちます。コンプライアンス強化が叫ばれている昨今、書面契約から電子契約への移行を進めるほうが良いでしょう。

業務フローの変更や、取引先の合意が必要になる

書面契約から電子契約への移行に伴って、業務フローを変更する必要があります。決済規定が存在する場合は、電子契約に合った内容に改定しましょう。
電子契約に移行すると、契約書がデジタルデータとして管理され、同時並行的な処理が可能になりますが、「紙の契約書」に慣れている企業の場合、担当者が戸惑うかもしれません。負担を軽減するために、ITに詳しい人材を育成し、業務マニュアルも整備する必要があります。

なお、すべての企業と電子契約を締結できるわけではありません。自社の体制が整っていたとしても、取引先が電子契約に対応していない場合は、引き続き書面契約を余儀なくされることもあるのでご注意ください。業種によっても異なりますが、中小企業や個人事業主のなかには、未だにパソコンを利用していないケースも見受けられます。
事業の拡大という観点からは、「電子契約に対応していない」というだけで取引を中止するのは避けたいものです。さまざまな顧客と取引を行うために、電子契約に一本化するのではなく、書面契約も選択できる体制を構築しておくこともご検討ください。

法律上、書面(紙)の交付が必要な契約も存在する

上述したように、すべての契約が、電子契約に対応しているわけではありません。法律によって紙の契約書を交付しなければならないケースも存在するのでご注意ください。以下に、2023年5月時点において電子契約に対応していない事例を示します(カッコ内は根拠法令)。

なお、上記のうち、「特定商取引(訪問販売等)の契約等書面」に関しては、2023年6月1日に施行される予定の改正特定商取引法により、電子契約が可能になる(消費者の承諾を得た場合)ことを把握しておきましょう。

電子契約システムとは、インターネットを介して電子的に契約を締結することを実現するためのシステムです。
なお、電子契約システムによっては、「電子契約を実現する機能(電子署名や契約締結日時を記録する機能)」に加えて、「ファイルを保管し、検索可能な状態にする機能」「業務を効率化するための機能(契約更新日が近くなった際にアラートを出す機能など)」も搭載されています。システムを選定する際には、搭載されている機能をチェックしましょう。

電子契約システム、サービスの選び方

近年、さまざまな業者によって多種多様な電子契約システムが提供されています。「どのように選べば良いのだろうか」とお悩みの経営者やシステム導入担当者もいるのではないでしょうか。
大切なのは、自社の目的に合ったシステムを選ぶことです。経営陣やシステム導入担当者だけで考えるのではなく、管理職や営業職、契約業務に従事するスタッフなど、さまざまな職種の従業員から幅広くヒアリングを実施して、ニーズや課題を洗い出すことをおすすめします。

例えば、コストを削減したい場合は、利用料金が割安なシステムを選びましょう。なお、「従量制課金」の電子契約システムであれば、閑散期の料金を抑えられます。
コンプライアンス(法令順守)を重視するのであれば、セキュリティ対策が充分に講じられているシステムを導入するべきです。契約書には、氏名や住所など、さまざまな個人情報が記載されているので、個人情報保護法に基づいて適切な対策を講じなければなりません。

万が一、情報が外部に漏洩してしまうと、被害者の人数によっては多額の損害賠償を請求される可能性があるほか、企業の社会的信用が傷ついたり、ブランドイメージが毀損されたりする場合もあるのでご注意ください。
セキュリティ対策が不充分な電子契約システムを導入してしまうと、別途、自社で対策を講じることが必要になります。ITに関する専門知識を有する人材を確保・育成したり、セキュリティ関連のシステムを導入したりする手間をかけたくないのであれば、はじめから厳格なセキュリティ対策が講じられている電子契約システムを選定するほうが良いでしょう。

ちなみに、電子契約システムは、「当事者署名型」と「立会人署名型(クラウド型)」の2種類に大別されます。当事者署名型の電子契約システムでは、当事者が契約書の原本をハードディスクやサーバーに保存しておかなければなりません。そのうえで、別途、秘密鍵も保管しておく必要があるので、事務処理の負担を軽減したい場合は避けるべきです。
もう片方の立会人署名型では、契約書の原本がクラウド上に保存され、秘密鍵もクラウドサービス事業者が用意するため、当事者に負担がかかりません。現在普及している電子契約システムは、クラウド型が主流になっています。